Lean, een magisch woord voor vele adviseurs. Een aantrekkelijk alternatief voor een nostalgische werkwijze om veranderingen doorgevoerd te krijgen volgens bestuurders. En op de werkvloer? Daar wordt het vaak ervaren als ‘weer een nieuwe methodiek’ die ons gaat belasten met extra activiteiten. “We hebben het al zo druk!” is een veel gehoorde klacht vanaf de werkvloer.
Het principe ‘De enige constante in het leven is verandering!’ houdt in dat er geen dag hetzelfde is. De technologische ontwikkelingen gaan in zo’n sneltreinvaart, dat het in bedrijfsvoering vraagt om een sterke flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Het vaststellen van (visionaire) doelstellingen op de lange termijn zijn uiteraard zeer relevant. De vraag “Waartoe zijn wij op aarde?” moet een organisatie zich eigenlijk continu blijven afvragen. In de vertaling van de visie naar de strategie is het noodzakelijk om de relatie naar de kort termijn (strategische) doelstellingen helder te krijgen. “Wat betekent het voor de dagelijkse activiteiten?” is de vraag waar het om draait als je in moet spelen op veranderingen buiten de eigen invloedssfeer. Een goede gedragen ‘X-matrix‘ is dus onontbeerlijk!
In termen van ‘Lean’ gaat het om het creëren van ‘Doorbraken’ (lang termijn), vaststellen van ‘Jaardoelen’ (kort termijn) en acties bepalen die bijdragen aan de vastgestelde doorbraken en jaardoelen. In een matrix gezien is het vierde element de SMART-geformuleerde doelen om te verbeteren (Targets To Improve). Of ook wel de hedendaagse KPI’s genoemd. Het begeleiden van het proces om te komen tot een goede overzichtelijke matrix is op zich niet complex. De crux zit in het feit dat ‘Hedendaagse problemen nimmer worden opgelost, met de denkwijze die de problemen hebben veroorzaakt!’. Het verdient dan ook de aanbeveling om zo’n proces te laten begeleiden door een goed getrainde Lean expert. Een (Master) Black Belt is bij uitstek zo’n professional die de bedrijfsleiding daarin kan begeleiden. De Lean methodiek beschikt over bewezen middelen zoals X-matrix, A3 verbeterplan, Value Stram Mapping, Target Letters en meer om te komen tot de ‘Doorbraken’, ‘Jaardoelen’, ‘Verbetervoorstellen’ en ‘Targets-To-Improve’. Uitgaande van de X-matrix op één A4 en verbetervoorstellen op één A3 en Target Letters (Project brieven) op één A4, maakt het ook realistisch om tot uitvoering te komen. Het werken met one-page-views werkt duidelijk beter dan ‘dikke documenten’.
Wat maakt nu dat bestuurders, uitvoerenden en adviseurs op één lijn komen bij het opstellen en uitvoeren van (noodzakelijke) veranderingen? Om flexibiliteit te volle te verkrijgen in de bedrijfsvoering, zodat inspelen op snelle marktwerking en innovatieve technologische ontwikkelingen mogelijk worden, is teamwork en het inzetten van de juiste expertise voor de uit te voeren arbeid dé sleutel. Het draait om het op de juiste tijd, de juiste dingen (laten) doen met de juiste expertise. Geldt een dergelijke denkwijze alleen voor uitvoerende arbeidskrachten? Volmondig is het antwoord “Nee!”. Juist door het ‘Lean’ proces gezamenlijk door te lopen, ontstaat een duidelijke richting voor de organisatie, draagvlak om veranderingen door te voeren. Maar nog belangrijker, de intrinsieke kracht bij alle medewerkers om continu te blijven kijken naar serieuze invloeden van zowel ‘kansen’ als ‘uitdagingen’ vanuit interne of externe ontwikkelingen.
Het klinkt als een ‘praktisch’ proces om te komen tot structurele veranderingen. Een essentieel onderdeel bij veranderingen is de (bedrijfs)cultuur. De menselijke factor bepaalt bij het daadwerkelijk uitvoeren van veranderingen het succes. Oog hebben voor het zelfbewustzijn van de medewerkers is niet altijd eenvoudig. In mijn uitwerking van ‘Egotiviteit‘ komt uitgebreid aan de orde hoe het (zelf)bewustzijn zodanig wordt gestimuleerd, dat men de verandering voelt, ervaart en ondersteunt. Een hoge ‘Egotiviteit’ zorgt bij veranderingen voor een gegarandeerd succes! De Masterclass ‘Egotiviteit bij veranderprocessen‘ geeft meer inzicht in ‘Hoe krijg je mensen mee in veranderingen?’. Eigenlijk is het geen keuze meer! Alleen de ‘spreadsheet methode’ bij veranderingen benutten biedt allang geen oplossing meer. Het ’top-down’ veranderen werkt niet meer in de huidige tijd. Medewerkers zijn al veel mondiger dan tien jaar geleden. Een directieve leidinggevende stijl werkt in een gemiddelde organisatie niet. Van bedrijfsleiding wordt meer gevraagd tegenwoordig dan ‘de baas zijn’. 
Het inspireren van medewerkers om ook ‘buiten de comfort-zone’ te durven denken, is een kracht die menig leidinggevende nog verder kan ontwikkelen. Concreet constateer ik zelf in de lopende verandertrajecten, dat de succesfactor grotendeels wordt bepaald door de som van de ‘Egotiviteit’ van alle betrokkenen. Hoe hoger deze waarde, hoe groter de kans op succesvol en blijvend veranderen.
In de dagelijkse praktijk ben ik in de gelukkige omstandigheid om ‘Lean’, samen met de door mij beschreven ‘Egotiviteit’, toe te passen. De eerste successen binnen mijn werkomgeving tekenen zich al af. Stap voor stap stijgt het zelfbewustzijn bij alle betrokkenen. Veranderingen worden niet meer gezien als een ‘bedreiging’, maar eerder als ‘kansen’ (op alle niveaus). Op de vraag ‘Hoe kunnen wij dit zelf in gang zetten?’ ga ik de komende maanden antwoord geven d.m.v. het behandelen van een telkens op zichzelf staande casus. Een aantal vragen heb ik al gekregen, echter vanuit mijn rol in de dagelijkse praktijk en vertrouwelijkheid van opereren binnen de organisaties waar ik werk, moet ik de casus eerst ‘neutraliseren’. Dit betekent zoveel als dat geen enkel bedrijf haar kwetsbaarheden wenst vrij te geven uit het oogpunt van concurrentie, van (publieke) gevoeligheid of organisatorische onrust. De medewerking is gelukkig groot om binnen discrete kaders toch vrij te kunnen schrijven over het met behulp van nieuwe en bewezen methodieken als bijvoorbeeld ‘Lean’, ‘Agile’, ‘Prince2’ en ‘Scrum’ ten uitvoer (laten) brengen van ‘veranderprocessen’.