Post Tagged ‘Project’

“Zonder wrijving geen glans…” is weer zo’n mooie quote die veel wordt gebezigd als het eens niet loopt zoals men verwacht dat het moet lopen. Veelal duidt het ook direct op weerstand tegen een veranderende situatie. Deze keer een blog over wrijving & sabotage die aanwezig zijn bij het uitvoeren van projecten. Naast de reguliere kwaliteiten als Stimuleren, Motiveren, Activeren en Kwalificeren (SMAK® methodiek) richt ik mij deze keer op de effecten van wrijving en sabotage. In het boek ‘De Projectsaboteur’ van Dion Kotteman en Jeroen Gietema wordt uitgebreid ingegaan op de kracht van manipulatie in projecten ten gunste van het eigen belang. Voor dit blog heeft het boek gediend als literatuur en bron van inspiratie. In lijn van ‘Transformatie, dé mens staat centraal!‘ deze keer de andere kant van de medaille, nu een belangrijke kritische noot. Niet alleen de positieve mens staat centraal, juist ook de saboteur! Hier moet je als projectleider je tegen wapenen, maar hoe?

de-projectsaboteur-quote- “Ieder project heeft tegenstanders die het project manipuleren zodat het resultaat ze beter past. Een nare gedachte? Welnee! Mensen hebben de neiging om de waarheid naar hun hand te zetten om daarmee hun eigenbelang te dienen: meer macht, meer inkomen, meer aanzien. Een mooi bewijs is de kredietcrisis; uit eigenbelang worden gegevens gemanipuleerd, worden zaken mooier voorgesteld dan ze zijn, en budgetten bewust verkeerd opgesteld. Dit alles met als doel om besluitvormingsprocessen te beïnvloeden. Ondanks dat het veel voorkomt, was er tot nu toe maar weinig aandacht voor het saboteren en manipuleren van projecten. Toch gaan er jaarlijks miljoenen euro’s verloren door projectsabotage. Als er meer aandacht voor de motieven en de werkwijze van projectsaboteurs komt, zal dit leiden tot grote besparingen en betere projectresultaten. Dit boek geeft vanuit het perspectief van de projectsaboteur inzicht in zijn motieven en biedt hem het gereedschap om een project efficiënt en professioneel te manipuleren. Het laat zien hoe je de waarheid manipuleert en wat de invloed daarvan is op het projectverloop. Natuurlijk met de achterliggende gedachte dat je zo de saboteurs kunt herkennen en bestrijden!” -unquote-

Het boek vormt een ware inspiratie om als projectleider inzicht te krijgen in sabotage en te komen tot herkenning van saboteurs. Los van het feit dat zij zorgen voor substantiële vertragingen, hoge kosten, frustraties bij collega’s en wat al niet meer, zijn zij vaak de grootste oorzaak van het falen van projecten. Herken je de saboteurs niet gelijk aan het begin en neem je daar geen passende maatregelen tegen, dan is de kans op ellende niet te overzien. Je hoeft geen hogere wiskunde of psychologie gestudeerd te hebben om te begrijpen dat je bij het niet nemen van maatregelen, je het project niet alleen in gevaar brengt, maar ook de omgeving blootstelt aan risico’s als oplopende frustratie, groei van onzekerheid bij andere medewerkers en uit de hand lopende kosten.

cultuuromslagOp de werkvloer wordt het meestal eerder gezien en ervaren dan dat het bij de projectleiding bekend is. Het is daarom zaak om alert te zijn op kleine uitspraken die een diepere boodschap in zich meedragen. De gemiddelde projectleider is een positief ingesteld persoon die vanuit vakinhoudelijke expertise vaak leiding geeft aan projectmedewerkers met als doel gezamenlijk te komen tot een vooraf afgestemd projectresultaat. De kerntaken omvatten met name communicatie, tijdsplanning, projectstructuur, oplevering, kosten en kwaliteit. De drie kernwoorden tijd, geld & kwaliteit moeten in balans zijn. En vooral gedragen worden door eenieder die op zijn of haar manier een bijdrage moet leveren aan het project en het resultaat.

De vaardigheden van zo’n projectleider beperken zich echter niet tot de vakinhoudelijke kwaliteiten. Juist bij significante veranderingen spelen de zachtere kanten van het managen een belangrijke rol. De medewerkers moeten worden meegenomen in de te maken reis. Ze moeten op een of andere manier zelf ook baat hebben bij het projectresultaat, los van het feit of het project essentieel is voor de organisatie. De persoonlijke resultaten, zoals beschreven is in het boek ‘De Projectsaboteur’, tellen minstens zo sterk mee, zo niet sterker. Je moet als projectleider dus continu op je qui-vive zijn bij de uitvoering van een project waarin ook nog eens componenten zitten van organisatorische veranderingen. Als mensen menen dat er bijvoorbeeld wijzigingen komen die de eigen functie overbodig maken, denk aan automatisering van bestaande processen, robotisering van handenarbeid of uitbesteding van diensten, dan moet je op scherp staan. Het zijn elementen die een significant effect kunnen hebben.

devierfasenvanhetveranderprocesDergelijke veranderingen maken mensen onzeker over de toekomst. Je moet je aandacht dan in de communicatie ook verdelen tussen ‘zaken die vandaag spelen’ en ‘zaken die de toekomst worden’. En als daar grote verschillen in zitten, dan moet je zorgen voor perspectief. Hier gaat het veelal mis. De organisatie, het management, de stuurgroep, de projectleiding beschikken vaak over meer informatie dat in een bepaalde tijdgeest moet worden geplaatst. Helaas is het niet aan iedereen besteedt om met een grote hoeveelheid informatie om te gaan. Daarom worden projecten normaliter in “fasen” opgeknipt in delen die voor eenieder begrijpelijk en overzichtelijk zijn. In delen waar iedereen zich senang bij kan voelen omdat telkens duidelijk is dat de introductie van de bijvoorbeeld de robot niet direct het werk wegneemt. Ergo, robotisering gaat juist zorgen voor een beter balans tussen werk en privé. Om nog maar te zwijgen over verhoging van de veiligheid, wegnemen van saaie en/of gevaarlijke taken.

veranderenKortom, het vraagt nogal wat van een projectleider om tussen alle emotionele turbulentie door, zodanig te manoeuvreren zodat het projectresultaat gaat worden behaald. De organisatie moet vaak direct met de resultaten aan de slag, dus als er geen of weinig draagvlak is voor hetgeen komen gaat, dan moet je beseffen dat sabotage aan de orde van de dag is. De mens in de organisatie moet het belang zien voor zichzelf. Voor een goede leercurve van projectleiders is het essentieel dat zij de sabotage gaan herkennen, om vervolgens deze in de kiem te smoren en de effecten goed te kunnen mitigeren. Hier is scherpzinnigheid (naast waarnemen en analyseren) een onmisbare kwaliteit voor een projectleider. Alleen blijft het daarbij niet beperkt tot zien, horen en voelen wat er speelt. Het onderbuikgevoel, een niet te meten competentie, is cruciaal voor een projectleider. Als je gevoel je richting geeft, dan moet je daarnaar willen luisteren. En hier begint een dilemma, want als je niet in negatieve beelden kan (of wilt) denken, dan kun je je ook niet voorstellen wat een saboteur voor ogen heeft. In dit blog ga ik niet overschrijven wat zo sterk in het boek is beschreven. Het is echt een aanrader om zelf te gaan lezen.

In mijn ogen moet het boek behoren tot de standaard literatuur van iedere rechtgeaarde projectleider. Tenslotte gaat het om resultaten boeken die vanuit de organisatie wenselijk of noodzakelijk worden geacht, waarbij met respect voor de mens in de organisatie wordt gehandeld. Wanneer het betekent dat er functies gaan wijzigen door invoering van automatisering, robotisering of uitbesteding, besef dan heel goed dat de saboteur op de loer ligt om je letterlijk een loer te draaien… alles in het eigen belang…

Albert Einstein

De tips die ik als ervaren projectleider kan meegeven is om te zorgen dat vanaf de eerste dag duidelijk is waar de risico’s zich in nestelen tijdens het project. In de projectdocumentatie moet opgenomen zijn welke risico’s er zijn en moeten worden gemitigeerd. Alleen kun je alles overzien? Kun je alles voor zijn en blijven? Kun je de ware getrainde saboteur daadwerkelijk ontmaskeren op de eerste dag? Het eenvoudige antwoord is: Nee! De mensen die wrijving veroorzaken zijn namelijk normaliter niet de echte saboteurs. Wrijving is eigenlijk goed om kritisch te zijn op de uitvoering en veranderingen die er zijn.

De “wrijvers” vormen juist de groep van mensen de veranderingen ondersteunen, alleen vaak terecht kritisch zijn omdat zij vanuit eerdere ervaringen al kennis hebben opgedaan. Zij willen dit graag inbrengen. Zij willen gehoord worden, dus besteed je daar als projectleider de nodige aandacht aan. Soms ook omdat je nog niet scherp hebt wie de voor- en tegenstanders zijn t.o.v. de veranderingen. Echter in de tussentijd nemen de echte saboteurs de ruimte om ja te zeggen en nee te doen. Om vervolgens als projectleider te ontdekken dat afgesproken streefdata niet worden gehaald, afspraken niet worden nagekomen en resultaten niet worden geboekt.

projectmanagementTer afronding van dit blog is mijn mening dat alleen het creëren van draagvlak bij medewerkers niet toereikend is om projectsuccessen te boeken. Ook de organisatie, met het grootste belang bij het slagen van het project, moet zich terdege bewust zijn van zijn/haar verantwoordelijkheden ten tijde van de uitvoering van cruciale projecten waarbij componenten van verandering ook de organisatie raken. Projectmanagement is terecht een vak met certificeringen, maar onderschat als Stuurgroep of Management ook nimmer de impact van sabotage binnen of rondom projecten. Het saboteren kost de organisatie enorm veel geld en levert bij medewerkers anders dan frustratie, onzekerheid, onveiligheid en projectmissers niets positiefs op!

® 2019 R.J. Raats

 

Het zal je maar gebeuren tegenwoordig dat je als senior professional, met nog ruim 20 jaar arbeidstoekomst voor de boeg, wordt geconfronteerd met de opmerking: “Sorry, uw bent over gekwalificeerd!” Het gebeurd tegenwoordig steeds vaker leert de ervaring. Kortgeleden was ik te gast bij een toonaangevend netwerkevenement voor professionals in de ICT. Er vonden allerlei workshops en lezingen plaats over hoe de ICT markt aan het veranderen is en waar het in de toekomst naar toe gaat. Interessant want er werden stellingen neergezet die ik al 7 jaar terug had voorspeld, dus het was een waar feest der herkenning. Althans, dat was de eerste indruk. Na de diverse sessies was er tijd om te netwerken met diverse recruitment organisaties die naarstig op zoek waren naar ICT-specialisten. Een weelde van jonge ambitieuze mensen van recruitment organisaties die kenbaar maakten dat er voor de “echte” ICT-professionals volop mooie vacatures waren…

Project Management Service

PRINCE2 Starting-Up-a-Project-Process

In het eerste gesprek viel ik al zowat figuurlijk van mijn stoel af. Een in een strak mantelpakje gestoken jongedame van eind twintig hield een vlammende speech over haar organisatie. Ik kreeg er bijna een warm gevoel van. To het moment dat ik vroeg naar de vacatures die zij in haar portefeuille had. Een lang monotoom dialoog volgde over opleidingen die haar organisatie verzorgt om ICT-professional te worden. Mooi verhaal, maar u was toch op zoek naar ICT-professionals met ervaring? “Ja, dat klopt! Maar wij hebben gemerkt dat de huidige ICT-professionals, en zeker de wat oudere, eigenlijk niet over de juiste expertise meer beschikken.” Termen als SCRUM, Agile, Waterfall en ITIL vlogen met hoge snelheid over de tafel alsof het niets was. Wanneer ik echter op inhoud wat vragen stelde, dan werd het gesprek een andere kant omgebogen. Een ding moet ik deze dame wel nageven, communiceren zat haar in het bloed! Het resultaat was dat ik na een kleine 20 minuten interactiviteit proberen te bewerkstelligen, zonder zinvol resultaat als meer wetenschap over openstaande vacatures trouwens, het gesprek subtiel heb beëindigd. Mijn persoonlijk signatuur was compleet niet ter sprake geweest, want de verbale kracht van de dame in kwestie was veel praten, maar niet ontdekken wie ik was. Het was mij wel duidelijk dat zij accountmanager was voor het verkopen van opleidingen en niet iemand die voor werving van ICT-professionals moest zorgen. Het was een leuk gesprek… maar daar bleef het bij!

PRINCE2 Principles Manage-By-Stages

Op naar de volgende partij die, in mijn ogen, wel een serieuze positie in recruitment bekleed. Hier stond een enthousiaste jongeman. Hij begon met een brede lach gelijk zijn vragen te stellen. Beginnend met de vraag: “Bent u bekend met de Informatie Technologie?” Op zich een logische vraag als je op een breed georiënteerd branche onafhankelijk evenement bent. Maar op een op de ICT branche gericht evenement lijkt mij dat een ietwat overbodige vraag. Gelukkig herstelde hij gelijk door de vraag snel te laten volgen door de opmerking: “Ongetwijfeld, want ik heb u bij de workshop over Cloud Computing gezien. U stelde toch de vraag over iets met de Amerikaanse wetgeving?” (lees: Patriot Act‘) Het gesprek ging daarna kort over de mogelijkheden van ‘Private Clouds’ alvorens we doorschakelde naar ‘Wat heeft u te bieden?’. Ik kreeg de kans om te vertellen waaruit mijn ervaring bestond en hoe ik deze in de afgelopen 18 jaar heb mogen opbouwen. Zijn interesse in streaming media, iets waar ik in 1997 mee ben begonnen te introduceren in Nederland, was groot te noemen. Voor zijn hobby maakte hij korte films en vond het interessant om daarover door te gaan. Gelukkig kreeg ik af en toe de kans om de rode draad in mijn carrière kenbaar te maken. Van programmerende IT Project Manager naar strategische Informatie Professional/Programma Manager IT & Business heeft circa 18 jaar geduurd. In deze tijd heb ik de nodige certificaten verworven en opleidingen gevolgd, welke mij de broodnodige theoretische kennis hebben aangereikt om mijn praktische werkzaamheden beter te kunnen onderbouwen.

PRINCE2 Principles Defined-Roles-And-Responsibilities

Mooi! dacht ik bij mijzelf. “Eindelijk iemand die het vakgebied begrijpt!” Of toch eigenlijk niet? “Nee!” is mijn antwoord. Want eenmaal mijn profiel besproken bleek dat hij alleen op zoek was naar 23-jarige Senior ICT-professionals met minimaal 5 jaar ervaring en bij voorkeur opgedaan in meerdere disciplines in de IT binnen diverse branches. Waarbij de salarisindicatie zich op een niveau liet plaatsen van een gemiddelde ICT Helpdesk medewerker. Op zich zeer begrijpelijk dat organisaties goed op de centjes letten, maar ik ben deze mensen in mijn werkende periode bij een niet bescheiden ICT-organisatie nog niet tegengekomen moet ik eerlijk zeggen. “En nu?” dacht ik bij mijzelf. “Zou er een mooie vacature of projectopdracht via deze partij te verwerven zijn? Toen kwam de klap op de vuurpijl. Mijn CV werd doorgenomen door de wervelende jonge recruiter. “Uw heeft een respectabele CV opgebouwd! sprak hij met een brede glimlach. “Alleen is hij wel erg zwaar!. Tsja, iemand van mijn leeftijd brengt inderdaad wel de nodige ervaring mee. Zeker als je jaar in jaar uit je bij laat scholen, veel bijeenkomsten volgt, betrokken bent bij vakverenigingen om de kennis zo optimaal mogelijk te delen en te absorberen. En daarnaast interessante projectopdrachten hebt mogen vervullen. “Wij hebben wel een aantal vacatures voor projectmanager in de ICT beschikbaar, maar dat is niet leuk voor u! U bent over gekwalificeerd zeg maar! Uw CV is echt te zwaar!” sprak hij uit.

PRINCE2 Principles Continued-Business-Justification

Met verbazing nam ik kennis van het feit dat klaarblijkelijk mijn ruime ervaring toch niet toereikend was om in aanmerking te komen om een meer bescheiden project te doen dan ik voorheen had gedaan. “Laten we beginnen met mijn CV uit te printen op 60 grams papier. Dat doet de zwaarte dalen! grapte ik met een lach op mijn gezicht. Gelukkig snapte hij de humor direct. “En laten we vaststellen dat rijden in een Mercedes voor de prijs van een goede middenklasser voor u deze keer mogelijk is. vervolgde ik. “Wat zijn dan de mogelijkheden voor mij bij uw organisatie om in aanmerking te komen voor een interessante projectopdracht?Niet! Wij werken niet met té zware professionals, want die willen projecten meestal niet doen op de manier zoals wij het willen. antwoordde hij gespannen. “Welke manier bedoelt u precies? vroeg ik hem nieuwsgierig. “Nou volgens de Prince II methodiek bijvoorbeeld! Want al onze klanten vragen om Prince II. Weet u wat Prince II inhoud? Of werkt u met een eigen methode?” Het was een gezellig dialoog maar leidde uiteindelijk niet tot een positief resultaat. Op enkele vragen van mij werd het mij helder. Ongeveer 45% van de projecten lopen bij de klanten van deze organisatie uit het spoor, ondanks het nadrukkelijke gebruik van Prince II. Echter de beleving om echte senior ICT-professionals (lees: IPMA Gecertificeerde Project Managers) in te zetten omdat zij wel de projecten in het spoor houden (lees: binnen tijd, geld en kwaliteit) was er niet. De afweging tussen prijs/kwaliteit wordt alleen gedaan door recruiters. Een ‘Earned Value Analyse wordt zelden of nooit uitgevoerd tijdens de duur van een project. “Oh nee! Als je maar Prince II hanteert! Dan is het goed en mogen projecten uit het spoor lopen! is mijn indruk. Of daarmee het Pino-Syndroom (lees: PRINCE in Name Only) ontstaat of niet!

PRINCE2 Principles Tailor-2-Suit The Project Environment

Die middag heb ik nog enkele gesprekken gevoerd. Helaas is mij duidelijk geworden dat de ICT-sector een groei heeft doorgemaakt die zijn weerga niet kent. Gevolg is dat echt goed ICT-recruitment op het koppelvlak van Project Management en ICT slechts behouden is aan de recruiters van de grotere ICT-organisaties. Zij zijn meegegroeid in al die jaren. Helaas is er een grote groep recruiters die netjes afgestudeerd zijn op HR, maar geen affiniteit hebben kunnen opbouwen met het vakgebied ICT. Daardoor is er een contradictio interminis ontstaan tussen de vraag in het bedrijfsleven en het aanbod van ICT-professionals. Men weet slechts wat de opdrachtgever vraagt, maar snapt de inhoud niet. Op zich niet erg, want ik koop ook dagelijks brood zonder dat ik weet wat er exact inzit en met welke persoonlijke kwaliteiten het gemaakt is. Alleen gaat het dan puur om de smaak. In het vakgebied ICT werkt het iets anders. Daar komen veel meer hard- en soft skills, deskundigheid en ervaring bij kijken. Plus dat het resultaat pas na langere tijd merkbaar wordt. Vaak is het dan te laat! En de recruiter? Die is al bezig met werving voor andere partijen.

PRINCE2 Principles Manage-By-Exception

De paradigma van dit verhaal is dat er nog steeds een zeer substantieel aantal ICT-projecten compleet mislukken. En dat kan betekenen dat de kwaliteit van de uitvoering zeer goed (klant zeer tevreden), maar het compleet financieel uit de hand is gelopen (leverancier zeer ontevreden). Vaak heeft een leverancier het niet in de gaten dat het project gaat uitglijden, of al in een vroegtijdig stadium niet durft te sturen vanuit Project Management. Het is tenslotte een vak waar communicatie en het volgen van gezonde en goed afgestemde procedures voor b.v. wijzigingen of testen zeer cruciaal zijn. De kern van een goede Project Manager heeft in mijn ogen iets van doen met Earned Value Analyses, bespreekbaar maken met de klant wat de positieve/negatieve gevolgen kunnen zijn van wijzigingen (SCRUM) op de prijs, kwaliteit of doorlooptijd. Het begint echter altijd met één cruciale stap, t.w. het definiëren van het project. Als de scope niet helder is, de procedures niet afgestemd, het budget zwevend is, de kwaliteit niet is vastgesteld, dan heb je de rapen al gaar voordat ze überhaupt worden verhit.

PRINCE2 Principles Learn-From-Experience

De verschuiving moet starten bij de klant. Analyseer de laatste drie projecten om erachter te komen waarom deze niet optimaal (tijd, geld, doorlooptijd) zijn uitgevoerd. Geef niet de Project Manager de schuld, want de gezegde luidt al jaren: “Wie nootjes betaald, krijgt apen! Maak dus altijd de afweging of ervaring van een ICT-professional toereikend is om het project op alle fronten afgerond te krijgen. Een ervaren ICT-professional wordt niet voor niets ervaren genoemd. Hij of zij kent het klappen van de zweep. Weet wat budgetbewaking, scope afstemming en wijzigingsprocedures precies inhouden. Tsja… Of blijft u liever zoeken naar de spreekwoordelijke 23-jarige ‘speld in een hooiberg?’

Tip: Stop dan maar met zoeken, want die werkt namelijk bij uw concurrent!

IPMA Congres 2014

Project Management Overview


Voor serieuze aanvragen voor Programma- of Project Management kunt u mij benaderen via LinkedIn, telefoon +31 6 167 167 01, email richard@raats.nl of vul het onderstaande formulier in, dan neem ik z.s.m. contact met u op.


Contribution/Source: Special thanks to (c) 2013 Knowledge Train Limited (UK) and (c) 2009 Axelos Limited (UK) for their magnificant Knowlegde Sheets to explain vwith visuals the PRINCE2 methodes.

Contribution/Source: Also special thanks to (c) 2014 Wikipedia The Netherlands and (c) 2014 PM Wiki Nederland for textual explanations and Official Certification Library for IPMA Project Managers.