Hoorn – Ruim 60% van de werkende populatie is ontevreden in de huidige job. Een schrikbarend getal als we het op onze eigen organisatie loslaten! Nu de crisis mensen dwingt om thuis te werken, krijgen mensen de tijd om de situatie eens rustig te overdenken. Voor bedrijven brengt de crisis een hele ander perspectief mee. Het is nu belangrijk om te overleven! Het biedt voor bedrijven ook de ultieme kans om rustig na te denken over het opnieuw opstarten. Wie nu de positieve gedachte weet aan te wenden om over de toekomst na te denken, even los van de factor tijd, komt tot de conclusie dat er zaken gaan veranderen. Het bedrijf zal nooit meer zijn als voorheen. Nee, het gaat zelfs beter worden!
De noodzakelijke veranderingen die altijd op de lange baan werden geschoven, blijken nu ineens goed voor te bereiden. De belangrijkste vragen worden: “Kan ik het bestaansrecht van het bedrijf handhaven?”, “Hebben onze klanten en leveranciers genoeg vertrouwen in ons dat zij straks weer volledig terugkeren?” en zo ja, “Beschik ik dan nog wel over de gemotiveerde medewerkers met de juiste vaardigheden en ervaring om te herstarten? Het ‘Wat’ en ‘Hoe’, plus een aantal tips die ik benut, licht ik toe in dit blog.”
Het zijn terechte vragen! Het kan zo maar zijn dat een deel van uw medewerkers in de tussentijd hebben nagedacht en een andere toekomst voor zichzelf wensen. Misschien zijn ze zelfs al zo ver dat via alle moderne middelen een nieuwe toekomst is ingezet. De kans is dus aanwezig dat zodra de zekerheid van herstart van het bedrijfsleven weer opportuun is, er vele ontslagbrieven een weg naar de huidige werkgever gaan vinden. Vanuit risicomanagementperspectief moet je als organisatie wel bewust zijn dat dit een niet te onderschatten risico is. Als je daarnaast op dit moment niet goed voor je medewerkers zorgt, dan zijn de rapen helemaal gaar, dan is de loyaliteit snel weg. ‘Kun je je daar als organisatie wel op voorbereiden?‘ Mijn persoonlijk antwoord daarop is volmondig “Ja!”, tenzij je niet adequaat handelt in een tijd waarin juist dit handelen weloverwogen kan plaatsvinden. Exact hetzelfde geldt trouwens voor de inzet van de medewerkers op de complexe programma’s waar ik in mijn dagelijkse praktijk mee te maken heb. Het draait om inzicht versus risico’s.
Welke stappen kun je als organisatie nu zetten ten tijde van de crisis ter voorbereiding op de herstart? Hier geef ik drie belangrijke perspectieven weer die bedoeld zijn als stof tot nadenken voor de echte leiders met “Lef!”.
Perspectief A: Bedrijfsdoelstellingen
Het eerste perspectief is inzicht in de bedrijfsdoelstellingen (Wat). Door de crisis moeten er mogelijk maatregelen worden genomen omdat bestaande doelstellingen niet meer haalbaar zijn. Wees dan zo reëel om deze in heroverweging te nemen. Gebruik deze tijd om juist hier aandacht aan te geven. Wie weet kun je nu als bedrijfsleiding eindelijk de wijzigingen gaan uitvoeren waar al tijden over is gesproken, maar nu door noodzaak je misschien wel toe gedwongen wordt. Bij het vaststellen van de bedrijfsdoelstellingen horen een aantal essentiële vragen bij die je als organisatie jezelf eerst moet stellen alvorens je kunt gaan handelen. Voor het vaststellen van deze doelen hanteer ik zelf regelmatig de X-Matrix. Dit is een beproefd gereedschap om bedrijfsdoelen op de lange- middellange- en korte- termijn met elkaar te verenigen. Het begint met het nadenken over de te realiseren doelen (“doorbraken”) die je wilt bereiken als organisatie. De vraag die daarbij hoort is: “Welke doelstellingen wil ik binnen drie tot vijf jaar bereikt hebben?”, gevolgd door de vraag: “Wat betekent het voor de doelstelling in het komend jaar?” (jaardoelen) De korte termijn horizon is dan duidelijk!
Het is ook de horizon die deelbaar is met klanten, leveranciers en medewerkers, want je wil hen tenslotte duidelijk laten zien waar je voor staat als organisatie. Of blijf je doen wat je altijd hebt gedaan, want dan mag je geen andere uitkomst verwachten. Het is in management een veel gebezigde uitspraak, maar of men nou echt daar uitvoering aan geeft is de vraag! Het getuigt van lef in leiderschap om in moeilijke tijden besluiten te durven nemen, maar ook om het collectief te betrekken bij noodzakelijke oplossingen.
Perspectief B: Bedrijfsactiviteiten
Het tweede perspectief is inzicht in de bedrijfsactiviteiten (Hoe). De crisis heeft ervoor gezorgd dat vele bedrijven tijdelijk zijn stilgelegd of door verplichte maatregelen van ‘social distance’ gedwongen zijn om ‘thuiswerken’ meer doorgang te geven. Dat heeft de bedrijfsvoering aardig veranderd gedurende de crisis, maar zal zeker de wereld na de crisis onvoorwaardelijk veranderen. Het is even wennen, echter biedt het volop mogelijkheden om flexibiliteit in de organisatie te brengen en duurzaam te implementeren. De derde stap in de X-matrix is het vaststellen van de activiteiten die 1-op-1 of 1-op-meer bijdragen aan de te realiseren doelen. Draagt het direct of indirect niet bij aan de doelstellingen, dan moet je je afvragen waarom je die activiteiten uitvoert. Je clustert de activiteiten bij voorkeur naar uitvoering, zoals reguliere (periodieke) taken, incidentiele taken of projectmatige taken. Waarbij de laatste veelal in een project wordt uitgevoerd om de reguliere organisatie niet te belasten. Bij een herstart na de crisis is dit een essentieel punt!
Het zijn dé activiteiten die de organisatie weer het bestaansrecht geeft. Zij zorgen er ook voor dat er weer omzet wordt gegenereerd omdat klanten weer kunnen worden bediend. En uiteraard dat leverancier ook de toestroom weer opstarten waardoor de ecologie en economie haar duurzame werking weer krijgt.
Perspectief C: Company Human Value is Key!
Het derde perspectief is een directe link naar de titel van dit blog ‘Loyaliteit!’ en eigenlijk draait het om de belangrijkste factor van de organisatie. Als de crisis eenmaal voorbij is, de mist opgetrokken is, dan wordt de schade zichtbaar. Ook wordt duidelijk of de mensen uw bedrijf loyaal zijn gebleven of dat er ook een serieus percentage in de tussentijd hun hart zijn gaan volgen. Tenslotte is ruim 65% momenteel ontevreden over de huidige werkgever. Het zal ook maar het geval zijn bij u. En toch zijn er goede mogelijkheden om juist nu aan hele goede binding met de medewerkers te doen. In het leven draait alles om aandacht! Zo ook in de werksituatie. Geeft u de juiste aandacht aan uw medewerkers? Juist nu is de mogelijkheid aanwezig om daar speciaal aandacht aan te geven.
Inhakend op perspectief B heb je duidelijk welke (nieuwe) activiteiten moeten worden ontplooid bij de herstart en de realisatie van de, mogelijk zelfs nieuwe, gestelde bedrijfsdoelstellingen. Ook hier horen een aantal cruciale vragen bij, namelijk: “Wie kan deze activiteiten gaan uitvoeren?”, “Welke medewerkers hebben de vaardigheden en ambitie om de nieuwe taken te gaan uitvoeren?” en “Zijn er medewerkers die ik in de tussentijd van de crisis een training kan laten volgen ter voorbereiding op de nieuwe werkzaamheden?” Maar ook de vraag durven stellen: “Zijn er mensen die in de nieuwe toekomst niet meer passen?” Ja het is lef tonen om deze vragen goed te durven beantwoorden. Het komt in deze crisis dus ook aan op het leiderschap van de organisaties. “Lef” en “Visie”, maar ook “Nuchterheid” zijn de kernwoorden die nu daadwerkelijk betekenis moeten gaan krijgen.
Het zijn dé mensen die de organisatie weer laten bestaan. Zij vormen de krachten die zorgen dat de organisatie weer op de been komt na een moeilijke periode door de crisis. Je mag er echter ook op rekenen dat crisis niet in de koude kleren van de mensen is gaan zitten. Aandacht! Dat is er nodig!
Resume
De crisis biedt organisaties nú de ultieme kans om zich te oriënteren op een nieuwe innovatieve toekomst na de crisis. Het geeft organisaties ook de mogelijkheid om enerzijds positief aandacht te geven aan de medewerkers, voor te bereiden op het verkrijgen van inzicht in de aanwezige vaardigheden en competenties bij de medewerkers en anderzijds belangrijke bedrijfsdoelstellingen te herijken! “Grijpt u de kans?”
Persoonlijke noot
Het zijn inzichten die je als organisatie kunt doen. Ook ik werk thuis! En benut mijn expertise voor het adviseren van collega’s en opdrachtgevers. Hierdoor voel ik daadwerkelijk ook dagelijks de verbinding met mijn organisatie. De inspiratie van het blog komt uit een aantal punten voort, en een van die punten zijn de gesprekken over de herstart van de economie na de crisis. Voor mij staat het als een paal boven water dat inzicht in kwaliteit en kwantiteit binnen een organisatie, een afdeling, een team cruciaal is voor het realiseren van doelstellingen en de groei van de mens. Als je als organisatie dit goed weet te bereiken dan bouw je aan een sterke loyaliteit van de medewerkers en daarmee dus direct aan de te bereiken doelstellingen en bedrijfsresultaten.
Specifieke noot
De meeste van mijn lezers kennen mijn filosofische gedachtegang over ‘Human Value’ die ik al veelvuldig heb beschreven. Om hetgeen ik beschreven heb ik dit blog te kunnen realiseren is het noodzakelijk om te beschikken over objectief inzicht en toetsing van vaardigheden en kwaliteiten. Een vlootschouw wordt veelal jaarlijks gedaan binnen een organisatie en geeft een zware belasting op leidinggevenden. Nu de crisis is aangebroken, veel mensen thuis digitaal aan de slag zijn en ongetwijfeld verminderd productief zijn door het wegvallen van taken, is de tijd rijp voor een totaal andere wijze implementeren van het verkrijgen van inzicht in de vaardigheden en kwaliteiten.
Lef in leiderschap betekent nu de medewerkers volledig betrekken bij het verkrijgen van het inzicht door een nieuwe wijze van inventariseren. Ik noem het voor de goede orde een Expertise Review omdat het recht doet aan hetgeen moet gebeuren. De medewerker is de Expert en de behoefte is om de expertise te Reviewen op een volledig objectieve wijze. Zonder dat de leidinggevenden overspannen raken van het voeren van vele gesprekken die veelal ook nog subjectieve beelden geven. Nee, nu is de tijd rijp en aanwezig om een helder inzicht te krijgen in de vaardigheden, kwaliteiten en motivatie van de medewerkers. Om daarmee ook de noodzakelijke aandacht en betrokkenheid te hebben bij het welzijn van de mensen, en te voorkomen dat loyaliteit afbreekt!
Tip
De filosofie van Fibonacci Talents, waar ik een van de ambassadeur van ben, is om ieder mens de kans te geven om een eigen inkomen te verwerven om daarmee een duurzaam en prettig leven op te kunnen bouwen. De realisatie van alles in dit blog beschreven kan met twee relatief eenvoudige middelen worden gerealiseerd! De Lean X-matrix en het Fibonacci Jobs platform geven organisaties alle inzichten die benodigd zijn om nu tijdens deze crisis tot planvorming te komen om straks na de crisis weer volledig deel te gaan nemen aan het economisch verkeer met de loyale medewerkers vol ambitie en de leiders met lef! Ik wens u alle gezondheid en wijsheid toe in deze moeilijke tijd!
Bronnen:
- ‘Blog: Egotiviteit & Lean’
- ‘Blog: Digitale Transformatie & ‘Human Value’!
- ‘Blog: Innovatie van organisaties betekent verhogen van ‘Human Value’!
- ‘CBS: Werkende bevolking’
© 2020 R.J. Raats
Wie het nieuws over de politiek van de afgelopen maanden serieus volgt, die is vast allang het spoor bijster. De 
Op de werkvloer wordt het meestal eerder gezien en ervaren dan dat het bij de projectleiding bekend is. Het is daarom zaak om alert te zijn op kleine uitspraken die een diepere boodschap in zich meedragen. De gemiddelde projectleider is een positief ingesteld persoon die vanuit vakinhoudelijke expertise vaak leiding geeft aan projectmedewerkers met als doel gezamenlijk te komen tot een vooraf afgestemd projectresultaat. De kerntaken omvatten met name communicatie, tijdsplanning, projectstructuur, oplevering, kosten en kwaliteit. De drie kernwoorden tijd, geld & kwaliteit moeten in balans zijn. En vooral gedragen worden door eenieder die op zijn of haar manier een bijdrage moet leveren aan het project en het resultaat.
Dergelijke veranderingen maken mensen onzeker over de toekomst. Je moet je aandacht dan in de communicatie ook verdelen tussen ‘zaken die vandaag spelen’ en ‘zaken die de toekomst worden’. En als daar grote verschillen in zitten, dan moet je zorgen voor perspectief. Hier gaat het veelal mis. De organisatie, het management, de stuurgroep, de projectleiding beschikken vaak over meer informatie dat in een bepaalde tijdgeest moet worden geplaatst. Helaas is het niet aan iedereen besteedt om met een grote hoeveelheid informatie om te gaan. Daarom worden projecten normaliter in “fasen” opgeknipt in delen die voor eenieder begrijpelijk en overzichtelijk zijn. In delen waar iedereen zich senang bij kan voelen omdat telkens duidelijk is dat de introductie van de bijvoorbeeld de robot niet direct het werk wegneemt. Ergo, robotisering gaat juist zorgen voor een beter balans tussen werk en privé. Om nog maar te zwijgen over verhoging van de veiligheid, wegnemen van saaie en/of gevaarlijke taken.
Kortom, het vraagt nogal wat van een projectleider om tussen alle emotionele turbulentie door, zodanig te manoeuvreren zodat het projectresultaat gaat worden behaald. De organisatie moet vaak direct met de resultaten aan de slag, dus als er geen of weinig draagvlak is voor hetgeen komen gaat, dan moet je beseffen dat sabotage aan de orde van de dag is. De mens in de organisatie moet het belang zien voor zichzelf. Voor een goede leercurve van projectleiders is het essentieel dat zij de sabotage gaan herkennen, om vervolgens deze in de kiem te smoren en de effecten goed te kunnen mitigeren. Hier is scherpzinnigheid (naast waarnemen en analyseren) een onmisbare kwaliteit voor een projectleider. Alleen blijft het daarbij niet beperkt tot zien, horen en voelen wat er speelt. Het onderbuikgevoel, een niet te meten competentie, is cruciaal voor een projectleider. Als je gevoel je richting geeft, dan moet je daarnaar willen luisteren. En hier begint een dilemma, want als je niet in negatieve beelden kan (of wilt) denken, dan kun je je ook niet voorstellen wat een saboteur voor ogen heeft. In dit blog ga ik niet overschrijven wat zo sterk in het boek is beschreven. Het is echt een aanrader om zelf te gaan lezen.
Ter afronding van dit blog is mijn mening dat alleen het creëren van draagvlak bij medewerkers niet toereikend is om projectsuccessen te boeken. Ook de organisatie, met het grootste belang bij het slagen van het project, moet zich terdege bewust zijn van zijn/haar verantwoordelijkheden ten tijde van de uitvoering van cruciale projecten waarbij componenten van verandering ook de organisatie raken. Projectmanagement is terecht een vak met certificeringen, maar onderschat als Stuurgroep of Management ook nimmer de impact van sabotage binnen of rondom projecten. Het saboteren kost de organisatie enorm veel geld en levert bij medewerkers anders dan frustratie, onzekerheid, onveiligheid en projectmissers niets positiefs op!
Je kunt niet aan één van de drie elementen de meeste energie geven en de andere twee elementen minder aandacht schenken. In 2011 tijdens mijn studie heb ik het model aangevuld met het element innovatie. Door het model aan te passen, vanuit innovatie te gaan denken, dan kom je tot besef dat alle drie de elementen afhankelijk van de tijdgeest de nodige aandacht moeten krijgen. Je hebt namelijk maximaal 100% aandacht te verdelen, dus waar ga je je energie aan besteden om te komen tot het maximale resultaat. De voorbeelden zijn te over van organisaties die het ogenschijnlijk “goed” voor elkaar hadden. En toch zijn deze organisaties ten gronde gegaan in de afgelopen jaren of staan nu onder waanzinnige druk omdat de concurrentie hen met snelle schreden passeren.
In mijn dagelijkse praktijk geef ik veel energie aan enerzijds het richten van de organisatie en tracht ik anderzijds veel energie (en inspiratie) te geven aan de mens die de organisatie vormt. En zoals iedere organisme is een organisatie altijd aan verandering onderhevig, en betreft het vooral culturele vernieuwing.
Je kunt een probleem niet oplossen met een denkwijze die het heeft veroorzaakt!” (A. Einstein) blijft voor mij de basis van verandering. Durf als mens, ongeacht je functie, in de spiegel te kijken en je de vraag te stellen: “Doe ik wat ik echt leuk vind?” Vanuit het perspectief van de leidinggevende de vraag: “Stimuleer en motiveer ik mijn medewerkers doen wat zij leuk vinden om te doen?” Om vervolgens tot de conclusie te komen dat als je met de nieuwe generaties wilt werken, je als organisatie wilt groeien en resultaten wilt boeken, je het besef moet krijgen dat je mensen slechts minimaal hoeft te onderrichten als ze doen waar het hart sneller van gaat kloppen. Dan is het geven van inspiratie, gezonde werkkaders en resultaatafspraken echt genoeg. Het gaat allemaal om de cultuur van de organisatie, hét belangrijkste onderdeel van de 
Ecologische waarde
Samen de taart verdelen in plaats van alleen de taart te verorberen. De organisaties waar innovatie al in de haarvaten zit spelen al langer in op de trend van ecologie. Zij koesteren als geen ander de loyaliteit van de partners in het ecologische stelsel dat zij hebben gecreëerd. Samen bereik je meer dan alleen! Het betekent wel iets! Nee, eigenlijk betekent het heel veel! Het opzetten van een ecologisch stelsel dwingt je ook om keuzes te maken. Wie past bij “ons” ecologisch stelsel en wie niet? In de kern komt het erop neer dat er een gezond balans moet zijn tussen commerciële belangen op korttermijn en stabiele samenwerking op langtermijn. Voor het bedrijfsleven is het relatief eenvoudig te bepalen als je de keuzevrijheid hebt bij bijvoorbeeld het kiezen van partners. Het ecologisch stelsel kan zich binnen een korte tijd snel aanpassen aan de veranderende omgeving. Het krachtenveld vormt zich organisch op basis van wat is er nodig in het ecologisch stelsel of zelfs de diverse stelsels.
Of het in deze veranderende tijden ten gunste van overheden is om goed in te kunnen spelen op nieuwe technologische innovaties, om deel te kunnen nemen aan snelle veranderingen in markt en in te kunnen spelen op noodzakelijke ontwikkelingen, kun je je oprecht afvragen. De ecologische stelsels waar overheden onderdeel vanuit maken, kampen allemaal met hetzelfde probleem. Gezonde wisselingen in het ecologisch stelsel is eenvoudigweg niet mogelijk. Het snel inspelen op veranderingen wordt namelijk beperkt door allerlei maatregelen die ervoor zorgen dat er lange doorlooptijden zijn voor inkoopcircuits, geen voorkeuren voor een technologische innovatie mogen zijn en er al helemaal geen vrije keuze mag zijn voor partners in het ecologisch stelsel. Dit heeft nogal wat consequenties!
Het was uitermate interessant om te zien hoe innovatie heeft bijgedragen aan ontwikkelingen van het ecologisch stelstel. Hoe partners objectief zijn geselecteerd. En welke afspraken er zijn gemaakt om de ecologie te laten werken in het belang van iedere deelnemer aan het ecologisch stelsel. Het heeft mij een belangrijk inzicht te gegeven in relatie tot de problematiek waar de overheden mee kampen qua selectie van partners, of beter gezegd qua selectie van hetgeen nodig is vanuit innovatie om een ecologisch stelsel goed te laten werken, ongeacht de keuze van partners.
De samenwerking tussen overheden, nog los van de uitdagingen gelet op de ministeriële verantwoordelijkheden, zorgt voor een hoog volume aan vraag richting marktpartijen. De contradictie in terminus is dat de bundeling van de krachten ook zorgt voor de complexiteit in keuzes vanwege beperkende wetgeving. Als je de vraag te groot maakt dan kun je wel hoge kortingen bedingen, maar flexibele samenwerking met diverse partijen om te komen tot een ecologisch stelsel wordt eigenlijk onmogelijk gemaakt. Nieuwe technologische ontwikkelingen kun je niet eenvoudig toevoegen aan het ecologische stelsel of als een technologie is achterhaald, deze laten verdwijnen uit het ecologische stelsel.
Het doel voor 2019 wordt om samen met overheden, bedrijfsleven en onderwijs eens goed te gaan kijken op welke wijze de ecologie van de toekomst voor overheden kan gaan werken. Hoe flexibele opname van technologische ontwikkelingen bij overheden en samenwerking met potentiele partners in het ecologische stelsel, of beter gezegd in de diverse ecologische stelsels, tot hun recht gaan komen binnen de mogelijkheden die er zijn. Of hoe de mogelijkheden moeten gaan worden gewijzigd. Een missie die uiteindelijk moet leiden tot wat we allemaal graag willen en dat is goed werkende overheden die uitvoering geven aan hetgeen wij als burgers graag wensen.
Dan wordt het automatisch erg complex. Althans als je niet duidelijk bent in wat je wilt bereiken als organisatie, en hoe je meent daar te gaan komen, inclusief wat de verwachtingen zijn ten aanzien van medewerkers, opdrachtgevers en leveranciers.
Als dat duidelijk is, dan is er helemaal geen discussie over de aanwezige commerciële en financiële belangen. Iedereen beseft dat inkoop “veel voor weinig wenst te krijgen” en verkoop “weinig voor veel wenst te geven”. Het is de natuurwet van commercie om bestaansrecht te geven aan een organisatie. Veel interessanter is het om te kijken hoe je leveranciers positief kan stimuleren om groei in de waardeketen te bewerkstelligen. Groei in de vorm van optimalisatie en innovatie van de te leveren diensten (en/of producten) waardoor afnemers van de diensten weer zijn of haar diensten kan verbeteren of efficiënter kan aanbieden. We spreken niets voor niets van een waardeketen. Iedereen in de keten heeft een functie, zonder elkaar kun je niet! Het inzicht hebben in waar de verbeteringen moeten plaatsvinden is dus belangrijk. In het boek ‘
